Pierwszy pracownik w firmie – lista obowiązków pracodawcy krok po kroku

Zatrudnienie pierwszego pracownika to dla wielu przedsiębiorców moment przełomowy. Firma rośnie, pojawia się więcej zleceń, a właściciel nie jest już w stanie zrobić wszystkiego sam. Razem z nowym członkiem zespołu pojawiają się jednak nowe obowiązki: badania, szkolenia, zgłoszenia, dokumentacja i comiesięczne rozliczenia. Przygotowaliśmy listę kontrolną, która pomoże przejść przez ten proces bez nerwów.

Krok 1: Wybierz rodzaj umowy

Najpierw trzeba zdecydować, na jakiej podstawie ma pracować nowa osoba. Umowa o pracę daje pracownikowi pełną ochronę Kodeksu pracy: płatny urlop, wynagrodzenie chorobowe, okres wypowiedzenia. Umowa zlecenia jest bardziej elastyczna, ale nie może być stosowana zamiast umowy o pracę, jeśli praca odbywa się pod kierownictwem, w określonym miejscu i czasie. W takiej sytuacji inspekcja pracy lub sąd mogą uznać, że w rzeczywistości łączy strony stosunek pracy. Dla każdego rodzaju umowy inne są koszty pracodawcy, składki ZUS i zasady opodatkowania. Warto je porównać przed rozmową z kandydatem.

Krok 2: Badania lekarskie i szkolenie BHP

Zanim pracownik zatrudniony na umowę o pracę przystąpi do obowiązków, musi:

• otrzymać od pracodawcy skierowanie na wstępne badania lekarskie i przedstawić orzeczenie o braku przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku,
• przejść szkolenie wstępne BHP, składające się z instruktażu ogólnego i stanowiskowego,
• zapoznać się z ryzykiem zawodowym na swoim stanowisku.

Dopuszczenie do pracy osoby bez aktualnych badań i szkolenia to wykroczenie przeciwko prawom pracownika, za które grozi grzywna.

Krok 3: Umowa i informacja o warunkach zatrudnienia

Umowę o pracę zawiera się na piśmie lub w formie elektronicznej, najpóźniej przed dopuszczeniem pracownika do pracy. W ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy pracodawca przekazuje dodatkowo informację o warunkach zatrudnienia: normie czasu pracy, przerwach, odpoczynku, zasadach pracy w godzinach nadliczbowych, długości urlopu czy terminie wypłaty wynagrodzenia. Warto też zebrać od pracownika oświadczenie do celów podatkowych, np. PIT-2, jeśli chce on, by pracodawca pomniejszał zaliczki na podatek o kwotę zmniejszającą.

Krok 4: Zgłoszenie do ZUS

Pracownika trzeba zgłosić do ubezpieczeń w ZUS w ciągu 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy. Ten sam termin dotyczy zleceniobiorców objętych ubezpieczeniami. Jeżeli to pierwszy pracownik, a przedsiębiorca dotąd opłacał tylko własne składki, zmienia się także sposób rozliczeń z ZUS: od teraz co miesiąc trzeba składać deklarację rozliczeniową DRA oraz raporty imienne za pracownika.

Krok 5: Dokumentacja pracownicza

Dla każdego pracownika zatrudnionego na umowę o pracę zakłada się akta osobowe podzielone na części, w których przechowuje się m.in. dokumenty z rekrutacji, umowę, zaświadczenia o szkoleniach i badaniach, a później dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia. Oprócz tego pracodawca prowadzi:

• ewidencję czasu pracy,
• dokumentację dotyczącą wynagrodzenia i świadczeń,
• ewidencję urlopów i nieobecności.

Dokumentację można prowadzić w wersji papierowej lub elektronicznej. Ważne, by była kompletna i aktualna, bo to ona jest pierwszym, co sprawdza Państwowa Inspekcja Pracy.

Krok 6: Pracownicze Plany Kapitałowe

Zatrudnienie pierwszej osoby oznacza też obowiązki związane z PPK. Pracodawca musi zawrzeć umowę o zarządzanie PPK z wybraną instytucją finansową i, w imieniu uprawnionych pracowników, umowę o prowadzenie PPK, chyba że pracownik złoży deklarację rezygnacji. Terminy są ściśle określone, a ich przekroczenie grozi karą, dlatego warto od razu uwzględnić PPK w planie.

Krok 7: Comiesięczne rozliczenia

Gdy pracownik już pracuje, co miesiąc pojawiają się stałe obowiązki:

• sporządzenie listy płac z wyliczeniem wynagrodzenia brutto, składek i zaliczki na podatek,
• wypłata wynagrodzenia najpóźniej do 10. dnia następnego miesiąca,
• przekazanie deklaracji do ZUS i opłacenie składek do 20. dnia miesiąca,
• wpłata pobranych zaliczek na podatek dochodowy do urzędu skarbowego do 20. dnia miesiąca.

Po zakończeniu roku pracodawca składa deklarację PIT-4R i przekazuje pracownikowi informację PIT-11, którą pracownik wykorzystuje w swoim zeznaniu rocznym.

Najczęstsze błędy przy pierwszym zatrudnieniu

• dopuszczenie do pracy przed badaniami lub szkoleniem BHP,
• spóźnione zgłoszenie do ZUS,
• brak informacji o warunkach zatrudnienia,
• niepoprawnie liczone wynagrodzenie za nadgodziny lub urlop,
• pominięcie obowiązków związanych z PPK.

Kadry i płace można zlecić

Dla właściciela małej firmy, który dopiero zaczyna zatrudniać, prowadzenie kadr na własną rękę bywa źródłem stresu i błędów. Dlatego wielu przedsiębiorców powierza tę część pracy biuru rachunkowemu, które zajmuje się listami płac, deklaracjami ZUS, umowami, świadectwami pracy i dokumentacją urlopową. W Andrychowie taką obsługę oferuje biuro Ewy Pilarskiej, działające od 2003 roku. Szczegóły i dane kontaktowe znajdziesz na stronie www.biuroep.pl.

Podsumowanie

Pierwszy pracownik to inwestycja w rozwój firmy, ale też nowa odpowiedzialność. Kluczem jest dobra kolejność: umowa, badania i BHP przed startem, zgłoszenie do ZUS w ciągu 7 dni, kompletna dokumentacja i terminowe rozliczenia co miesiąc. Z tą listą w ręku, a najlepiej z doświadczoną księgową u boku, zatrudnienie przebiegnie sprawnie.