Pracownik na L4 – kto płaci za zwolnienie lekarskie i jak je rozliczyć?

Pracownik dzwoni rano, że jest chory, a po chwili w systemie pojawia się elektroniczne zwolnienie lekarskie. Dla pracodawcy to nie tylko kwestia zorganizowania zastępstwa, ale też prawidłowego rozliczenia nieobecności. Kto płaci za L4? Ile wynosi świadczenie? Kiedy obowiązek przechodzi na ZUS? I co zrobić, gdy pojawiają się wątpliwości, czy zwolnienie jest wykorzystywane zgodnie z przeznaczeniem? Wyjaśniamy najważniejsze zasady.

Elektroniczne zwolnienia: e-ZLA

Zwolnienia lekarskie wystawiane są w formie elektronicznej. Lekarz przesyła je do ZUS, a pracodawca, który ma profil na Platformie Usług Elektronicznych ZUS, otrzymuje informację automatycznie. Pracownik nie musi dostarczać papierowego druku. Warto jednak, by pracodawca regularnie sprawdzał profil PUE lub korzystał z powiadomień, aby nie przeoczyć zwolnienia.

Wynagrodzenie chorobowe: pierwsze dni płaci pracodawca

Za pierwsze dni niezdolności do pracy w roku kalendarzowym pracownik otrzymuje od pracodawcy wynagrodzenie chorobowe. Okres ten wynosi:

• 33 dni w roku kalendarzowym w przypadku większości pracowników,
• 14 dni w roku kalendarzowym w przypadku pracowników, którzy ukończyli 50. rok życia, licząc od roku następującego po roku, w którym skończyli 50 lat.

Okres ten sumuje się w ciągu roku. Jeśli pracownik chorował w marcu przez 20 dni, a w październiku przez 15, pracodawca płaci za 13 dni październikowej choroby, a za pozostałe 2 dni świadczenie wypłaca już ZUS.

Zasiłek chorobowy z ZUS

Po wykorzystaniu okresu, za który płaci pracodawca, pracownik otrzymuje zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego. U płatników zgłaszających do ubezpieczenia chorobowego więcej niż 20 osób zasiłki wypłaca sam pracodawca, a następnie rozlicza je z ZUS w deklaracji rozliczeniowej. W mniejszych firmach zasiłek wypłaca bezpośrednio ZUS, a pracodawca przekazuje mu niezbędne dokumenty, m.in. zaświadczenie płatnika składek Z-3.

Ile wynosi świadczenie?

Zarówno wynagrodzenie chorobowe, jak i zasiłek chorobowy wynoszą co do zasady 80 procent podstawy wymiaru. Wyższa stawka, 100 procent, przysługuje m.in. w przypadku:

• choroby przypadającej w okresie ciąży,
• niezdolności do pracy wskutek wypadku w drodze do pracy lub z pracy,
• poddania się niezbędnym badaniom lekarskim przewidzianym dla kandydatów na dawców komórek, tkanek i narządów.

Za czas pobytu w szpitalu stosuje się natomiast stawkę obniżoną, z wyjątkami przewidzianymi w przepisach. Podstawę wymiaru oblicza się zwykle z przeciętnego wynagrodzenia z ostatnich 12 miesięcy, pomniejszonego o składki społeczne finansowane przez pracownika. Przy krótszym zatrudnieniu lub zmianie wynagrodzenia obowiązują szczególne zasady, które warto pozostawić osobie zajmującej się płacami.

Okres wyczekiwania

Prawo do świadczeń chorobowych pracownik nabywa co do zasady po 30 dniach nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego. Pierwsza praca, nowa umowa po przerwie, wszystko to wpływa na to, czy pracownik w ogóle ma prawo do wynagrodzenia chorobowego. Od tej zasady są wyjątki, np. dla absolwentów, którzy zostali objęci ubezpieczeniem w ciągu 90 dni od ukończenia szkoły lub studiów, czy przy niezdolności spowodowanej wypadkiem w drodze do pracy.

Kontrola zwolnień lekarskich

Pracodawca, który zgłasza do ubezpieczenia chorobowego więcej niż 20 osób, może sam kontrolować prawidłowość wykorzystywania zwolnień. Mniejsi pracodawcy mogą zwrócić się do ZUS o przeprowadzenie takiej kontroli. ZUS może też samodzielnie skontrolować zarówno samo orzekanie o niezdolności do pracy, jak i sposób wykorzystywania zwolnienia.

Jeśli okaże się, że pracownik w czasie zwolnienia wykonuje pracę zarobkową lub wykorzystuje L4 niezgodnie z celem, traci prawo do świadczenia za cały okres zwolnienia. Przepisy dotyczące kontroli zwolnień i pracy w czasie L4 były w ostatnim czasie zmieniane, dlatego przy konkretnych przypadkach warto sprawdzić aktualny stan prawny lub skonsultować się z kadrową.

Zwolnienie a urlop i wypowiedzenie

Choroba w trakcie urlopu wypoczynkowego przerywa urlop. Niewykorzystaną część trzeba udzielić w innym terminie. W czasie usprawiedliwionej nieobecności z powodu choroby pracodawca co do zasady nie może też wypowiedzieć umowy o pracę, aż do upływu okresów określonych w Kodeksie pracy.

Jak rozliczyć zwolnienie na liście płac?

Na liście płac za miesiąc, w którym pracownik chorował, trzeba:

• pomniejszyć wynagrodzenie zasadnicze za czas nieobecności,
• wyliczyć wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek według właściwej podstawy i stawki,
• pamiętać, że od wynagrodzenia chorobowego i zasiłku nie odprowadza się składek na ubezpieczenia społeczne, ale pobiera się zaliczkę na podatek dochodowy,
• uwzględnić zwolnienie w ewidencji czasu pracy i w deklaracjach ZUS.

Błędy w wyliczeniach są częste, zwłaszcza przy zmiennym wynagrodzeniu, premiach czy kolejnych zwolnieniach w ciągu roku.

Profesjonalna obsługa płacowa

Rozliczanie zwolnień lekarskich to tylko jeden z elementów obsługi kadrowo-płacowej, w której przepisy zmieniają się regularnie, a pomyłki mogą skutkować korektami deklaracji i niezadowoleniem pracowników. Właściciele małych i średnich firm coraz częściej powierzają tę część pracy specjalistom. Kompleksowe kadry i płace Radom oferuje Biuro Rachunkowe PRIMUS przy ul. Mokrej 2. Biuro prowadzi pełną obsługę kadrowo-płacową, w tym listy płac, rozliczenia z ZUS i dokumentację pracowniczą.

Podsumowanie

Za pierwsze 33 dni choroby w roku, a w przypadku pracowników po 50. roku życia za 14 dni, płaci pracodawca. Później świadczenie przejmuje ZUS. Najczęściej wynosi ono 80 procent podstawy, a w szczególnych sytuacjach 100 procent. Prawidłowe rozliczenie wymaga znajomości zasad naliczania podstawy, okresów wyczekiwania i wyjątków, dlatego warto mieć w tej dziedzinie wsparcie doświadczonej osoby.